Der Schutz deiner persönlichen Daten ist mir ein zentrales Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert dich transparent darüber, welche personenbezogenen Daten ich (Sarujan Pirabakaran, PIRABAKARAN Mentoring) im Rahmen des Mentoring-Portals erhebe, wie ich sie verarbeite und welche Rechte du hast.
Rechtliche Grundlage
Diese Datenschutzerklärung basiert auf dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023). Das Angebot richtet sich ausschliesslich an Klienten mit Wohnsitz in der Schweiz.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des revDSG ist:
PIRABAKARAN Mentoring (Einzelfirma)
Sarujan Pirabakaran
Huebzelg 20, 8590 Romanshorn
Schweiz
Telefon: +41 79 192 69 44
E-Mail: sarujan@pirabakaran.ch
2. Welche Daten werden erhoben?
2.1 Bei Besuch der Website
Beim Aufruf der Webseite werden vom Hosting-Anbieter (Vercel Inc.) automatisch technische Daten in Logs gespeichert: IP-Adresse (gekürzt), Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Browser-Typ, Referrer. Diese Daten dienen ausschliesslich der technischen Funktion und Sicherheit.
2.2 Bei Registrierung im Portal
Für die Nutzung des Mentoring-Portals werden folgende Daten erhoben:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Passwort (kryptografisch gehasht — nicht einsehbar)
- Programm-Wahl (Starter / Grower / Leader)
2.3 Während der Nutzung
Im Rahmen des Mentorings werden weitere personenbezogene Daten verarbeitet:
- Antworten aus den interaktiven Arbeitsblättern (Werte, Glaubenssätze, Reflexionen, Vision Statement etc.)
- Persönliche Nachrichten im Portal-Chat
- Aufgabenstatus, Fortschritt und Zeitstempel
- Gewohnheiten-Tracking (Check-ins)
- Termin-Buchungen und Session-Notizen
- Hochgeladene Dateien
⚠ Besonders schützenswerte Personendaten
Coaching-Inhalte können besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c revDSG darstellen (z.B. persönliche Reflexionen, Weltanschauung, psychisches Befinden). Diese verarbeite ich ausschliesslich auf Basis deiner ausdrücklichen Einwilligung und mit erhöhten Schutzmassnahmen.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Deine Daten werden ausschliesslich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Bereitstellung des Mentoring-Portals und der vereinbarten Coaching-Leistung
- Individuelle Anpassung des Coaching-Prozesses
- Kommunikation mit dir (E-Mails, Chat)
- Terminverwaltung und Reminder
- Rechnungsstellung und Buchhaltung
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (10 Jahre für Rechnungen)
Deine Daten werden nicht an Dritte verkauft, für Werbung verwendet oder für andere Zwecke weiterverarbeitet.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Für die Erbringung der Coaching-Leistung
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Für besonders schützenswerte Daten aus Coaching-Übungen
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 31 Abs. 2 lit. c revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Steuerliche und geschäftliche Aufbewahrung
- Berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Technischer Betrieb und Sicherheit
5. Datenspeicherort und Empfänger
Zur technischen Bereitstellung des Portals arbeite ich mit sorgfältig ausgewählten Auftragsverarbeitern:
| Anbieter | Zweck | Standort |
|---|
| Supabase Inc. | Datenbank & Datei-Storage (primäre Ablage) | Frankfurt (EU, eu-central-1) |
| Vercel Inc. | Web-Hosting & Serverless Functions | Global CDN, primär EU |
| Resend Inc. | Versand von System-E-Mails und wöchentliche Backup-Mails | Ireland (EU, eu-west-1) |
| Google LLC | E-Mail-Versand (SMTP) für Portal-Benachrichtigungen | USA (Swiss-U.S. DPF-zertifiziert) |
| Anthropic PBC | KI-gestützte Coaching-Unterstützung (siehe Abschnitt 5b) | USA (Swiss-U.S. DPF-zertifiziert) |
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA), die den Schutz deiner Daten nach europäischen Standards sicherstellen. Datenverarbeitung erfolgt primär innerhalb der EU (Frankfurt / Ireland). Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) und dem EU-US Data Privacy Framework.
5a. Backup-Sicherung deiner Daten
Zusätzlich zur primären Speicherung in der Supabase-Datenbank werden deine Daten wie folgt gesichert:
5a.1 Automatische Backups bei Supabase
Supabase erstellt automatisch tägliche Datenbank-Backups mit einer Aufbewahrungsfrist von 7 Tagen (Standard) bzw. länger bei höheren Tarifen. Diese Backups dienen der technischen Datenwiederherstellung im Notfall und sind Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Supabase.
5a.2 Wöchentliche Sicherungs-Backups des Coaches
Zur zusätzlichen Datensicherheit und Erfüllung meiner Aufbewahrungspflichten werden folgende Backup-Prozesse durchgeführt:
- Automatischer Wochen-Backup: Jeden Sonntag um 06:00 Uhr wird ein vollständiger Export aller Portal-Daten (Profile, Aufgaben, Arbeitsblatt-Antworten, Gewohnheiten-Daten, Chat-Nachrichten, Termine, Aktivitätsprotokolle) als komprimierte ZIP-Datei erstellt.
- Versand: Diese ZIP-Datei wird per E-Mail über Resend Inc. an die Coach-E-Mail-Adresse (sarujan@pirabakaran.ch) gesendet.
- Aufbewahrung durch Coach: Die Backups werden vom Coach in einem verschlüsselten Cloud-Speicher (z.B. Microsoft OneDrive, Apple iCloud) aufbewahrt und dienen der Datensicherheit sowie zur Erfüllung geschäftlicher Aufbewahrungspflichten gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 958f).
- Manueller Backup: Der Coach kann zusätzlich jederzeit einen manuellen Backup über das Portal auslösen.
Inhalt der Backups: Die Backups enthalten alle strukturierten Daten (Profile, Coaching-Inhalte, Kommunikation), jedoch keine von Klienten hochgeladenen Einzeldateien (diese verbleiben in Supabase Storage).
Deine Rechte bei Backups
Bei Ausübung deines Rechts auf Löschung werden nicht nur die Live-Daten in der Datenbank, sondern auch die entsprechenden Datensätze in bestehenden Backups gelöscht bzw. anonymisiert. Bestehende Backups vor dem Zeitpunkt der Löschanfrage werden gemäss OR-Aufbewahrungspflichten für maximal 10 Jahre aufbewahrt, wobei die Zugriffsmöglichkeiten technisch und organisatorisch eingeschränkt sind.
5b. KI-gestützte Coaching-Unterstützung
Zur Vorbereitung von Coaching-Sessions und zur Unterstützung des Coaches werden ausgewählte Coaching-Daten (z.B. Aufgabenstatus, eingereichte Arbeitsblatt-Antworten, Stimmungs-Check-ins in zusammengefasster Form sowie gekürzte Notiz-Auszüge) automatisiert durch den KI-Dienst Claude der Anthropic PBC (USA) verarbeitet.
- Kein KI-Training: Anthropic verwendet die über die API verarbeiteten Daten vertragsgemäss nicht zum Training von KI-Modellen und speichert sie nicht dauerhaft.
- Datentransfer: Anthropic ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln.
- Datenminimierung: Es werden nur die für den jeweiligen Zweck nötigen Auszüge übermittelt — keine vollständigen Chat-Verläufe, keine Zugangsdaten, keine Zahlungsdaten.
- Keine automatisierte Einzelentscheidung: Die KI liefert dem Coach Zusammenfassungen und Vorschläge. Sämtliche Coaching-Entscheidungen trifft der Coach persönlich.
Du kannst der KI-gestützten Verarbeitung deiner Coaching-Daten jederzeit widersprechen (E-Mail genügt, siehe Abschnitt 11) — das Coaching selbst ist davon nicht abhängig.
6. Speicherdauer
- Aktive Klienten: Solange das Mentoring-Verhältnis besteht
- Nach Vertragsende: Löschung deiner Coaching-Inhalte innerhalb von 30 Tagen auf Anfrage. Automatisch nach 12 Monaten Inaktivität
- Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre gemäss OR Art. 958f
- Automatische Supabase-Backups: 7 Tage (Standard)
- Wöchentliche Coach-Backups (ZIP-Dateien): Bis zu 10 Jahre, gemäss OR-Aufbewahrungspflicht. Ältere Backups werden regelmässig aussortiert
- Server-Logs: 7 Tage
- E-Mail-Metadaten bei Resend: 30 Tage
7. Deine Rechte
Du hast jederzeit das Recht auf:
- Auskunft (Art. 25 revDSG) — welche Daten über dich gespeichert sind
- Datenherausgabe / Portabilität (Art. 28 revDSG) — deine Daten in maschinenlesbarer Form (JSON-Export im Portal verfügbar)
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung (Art. 32 revDSG) — bis auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Direkt im Portal möglich ("Konto löschen")
- Widerruf deiner Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
- Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) unter www.edoeb.admin.ch
Zur Ausübung deiner Rechte kontaktiere mich einfach unter sarujan@pirabakaran.ch — Antwort innerhalb von 30 Tagen.
8. Technische und organisatorische Sicherheit
- Alle Datenübertragungen sind TLS/HTTPS-verschlüsselt
- Passwörter werden ausschliesslich als Bcrypt-Hash gespeichert (nicht einsehbar)
- Passwort-Zurücksetzung erfolgt über einmalige 8-stellige OTP-Codes (nicht Links) für erhöhte Sicherheit
- Datenbank-Zugriffe werden über Row-Level-Security (RLS) auf autorisierte Benutzer beschränkt
- Automatische Sicherheits-Backups (Supabase täglich + zusätzliche wöchentliche Coach-Backups)
- HTTP Security Headers (HSTS, X-Frame-Options, CSP-ähnliche Restriktionen)
- Zwei-Faktor-artige Verifikation bei Passwort-Reset via OTP-Code
- Nur Coach hat Zugriff auf alle Klientendaten. Klienten sehen nur ihre eigenen Daten
- Coach-Backups werden vom Coach selbst in verschlüsseltem Cloud-Speicher aufbewahrt
- Verpflichtung zur Verschwiegenheit gemäss Coaching-Berufsethik
9. Cookies
Das Portal setzt ausschliesslich technisch notwendige Cookies (Session-Cookies zur Anmeldung). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies verwendet. Ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich.
10. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann bei rechtlichen oder technischen Änderungen angepasst werden. Bei wesentlichen Änderungen wirst du per E-Mail informiert.
11. Kontakt bei Fragen
Für datenschutzrechtliche Fragen erreichst du mich jederzeit unter: